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教學｜CAAC 指定指派（ 其一指派方式 ）

  • 更新於

    ✨ CAAC- 指定指派

    『指定指派』幫助品牌實現更加靈活的聊天服務分配與管理。透過此功能，品牌可將對話永久指派給特定專員、團隊，或團隊內的專員，並提供即時的指派結果自動回覆，優化聯絡人體驗並提升內部運營效率。

    👍 CAAC- 指定指派亮點介紹

    • 彈性指派專員：邀請聯絡人點選指派連結或掃描 QR Code ，即可將聯絡人永久指派給特定的專員、團隊，或團隊內的專員，更靈活與彈性的達成各種服務情境。
    • 即時自動回覆：聯絡人掃描 QR Code 後，可立即收到指派結果的通知。
    • 透過數據洞察檢視專員、團隊的對話成效、回覆品質：可參考：教學｜CAAC 數據洞察 - 對話、效率、團隊

    ➤ 適用對象

    • 已啟用 CAAC
    • 適合已使用多席次（ 超過一席位以上 ）的品牌
    • 適合綁定關係強烈、長期由固定專員服務客戶的品牌

    📝 使用情境範例

    • 情境一：顧客在門市掃描特定專員的 QR Code > 指派給專員

      • 每位專員皆擁有自己專屬的 QR Code，顧客掃描 QR Code 送出指派訊息，系統會將此對話指派給特定的團隊內專員
      • 如遇到專員無法回覆的狀況，其他團隊成員可快速接手，確保服務不中斷
      • 團隊主管可以透過 CAAC 數據洞察確認團隊內專員的對話成效、回覆品質


    • 情境二：顧客掃描特定團隊的 QR Code 後，依照團隊指派規則手動/自動分派給團隊成員

      • 每個團隊皆擁有專屬的 QR Code，顧客掃描 QR Code 送出指派訊息，系統會將此對話指派到團隊
      • 依照團隊的指派規則設定，可由團隊主管手動將對話分配給團隊成員，或由系統自動輪流分配
      • 團隊主管可以透過 CAAC 數據洞察確認團隊的對話成效、回覆品質

    ➡️ 聯絡人完成掃描 QRCode 之後，會立即收到自動回覆

    1. 自動回應設定

      • 無需額外設定：系統預設提供固定的自動回覆內容。

    2. 品牌可在 CAAC 設定 > 指派設定 > QR Code 指派設定 中預覽回覆訊息類型

      • 指派成功：告知聯絡人聊天已成功指派至相關客服。

        • 訊息內容：『您已成功綁定：專員名稱』

        • ⚠️ 若 LINE 訊息量用完，則無法傳送綁定成功訊息

      •  

      • 指派衝突 - 已綁定專員：若聯絡人已被永久指派至其他專員，則需要透過手動調整專員進行調整
        • 訊息內容：『綁定失敗，您先前已綁定：專員名稱』
        • ⚠️ 若 LINE 訊息量用完，則無法傳送綁定失敗訊息

     

      • 指派失敗 - 無效綁定：若 QR Code 無效或指派失敗，系統會提供錯誤原因。
        • 訊息內容：『無效綁定，請洽詢服務人員』
        • ⚠️ 若 LINE 訊息量用完，則無法傳送綁定失敗訊息

    ▶︎ 設定步驟

    ➤ 產生專員指派 QR Code 及連結 - 專員可以自行設定

    1. CAAC 設定 > 個人檔案 > 點選「建立 QR Code」按鈕

    2. 在中間方格中，點選您要將 QR Code 建立於哪個 LINE OA 中，通常選擇目前使用中的 LINE OA

    3. 點選後即可產出 QR Code 及相對應的連結，並點選按鈕下載 QR Code

    4. 專員可透過以下方式引導好友完成指派
      1. 印製 QR Code，將 QR Code 放於門市、文宣品等
      2. 門市專員直接手機出示 QR Code
      3. 在對話時直接把連結傳送給用戶，或是將連結放於推播、自動回應中


    ➤ 產生專員指派 QR Code 及連結 - 也可以由擁有者/ 主要管理員協助設定

    1. 前往畫面左側的設定 > 使用者，可見到目前所有使用者列表

    2. 點選特定專員 QR Code 欄位下圖示

    3. 點選您要將 QR Code 建立於哪個 LINE OA 中，通常選擇目前使用中的 LINE OA

    4. 點選後即可產出 QR Code 及相對應的連結，並可點選按鈕下載 QR Code

    5. 專員可透過以下方式引導好友完成指派
      1. 印製 QR Code，將 QR Code 放於門市、文宣品等
      2. 門市專員直接手機出示 QR Code
      3. 在對話時直接把連結傳送給用戶，或是將連結放於推播、自動回應中
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    ➤ 產生團隊指派 QR Code 及連結 - 可產生單一團隊或團隊所有成員

    1. 前往畫面左側的設定 > 團隊管理，可見到目前所有團隊列表

    2. 點選特定團隊 > 點擊右方鉛筆圖案 > 進行編輯

    3. 點擊 建立 QR Code 按鈕
    4. 選擇『指派對象』，可選擇產出單一團隊或團隊所有人
    5. 選擇您要將 QR Code 建立於哪個 LINE OA 中，通常選擇目前使用中的 LINE OA

    6. 點選後即可產出團隊 QR Code 及相對應的連結，並可點選按鈕下載 QR Code

    7. 若選擇產出團隊所有成員，可以批次下載團隊成員的所有 QR Code 檔案
      • 下載 CSV：可批次下載連結檔案
        • 檔案名稱 : {團隊名稱}_teamMembers_QR_urls
        • 包含: Assignee, Email, Assign link
      • 下載 ZIP：可批次下載 QR Code 檔案
        • ZIP 檔案名稱: {團隊 ID}_{團隊名稱}_teamMembers_QR_codes
        • 圖檔名稱: email
        • 圖檔類型: svg

    ➤ LINE 好友如何使用指定指派的 QR Code 及連結

    1. 掃描 QR Code 或是點擊連結
    2. 點選加入好友按鈕
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    3. 對話框會自動帶入指定訊息，並且會提醒用戶必須發送訊息，才會成功完成指派。
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    4. 用戶送出指派訊息、成功完成指派後，專員可在後台查看指派狀態並且回覆訊息給客戶。

    🚨 注意：

    • 如果好友曾指派給 A 專員後，若再次掃描 B 專員 QR Code，會不會影響指派所屬專員，取決於您在設定 > 指派設定中是設置永久型，或是一般型的指派關係
      📚 複習：教學｜CAAC 指派類型、方式，及 FAQs

    💡 提醒：

    • 請務必提醒好友直接送出指派專員的專屬碼，如果編輯、刪減專屬碼再送出的話，會導致指派失敗

    🔍 祕技：

    • 可在門市、社群的文宣物或是設計品，提醒用戶記得送出專屬碼，才會成功完成指派

    ▶︎ 查看指派結果

    1. 好友綁定成功後，您可在對話頁面，點選「全部」按鈕，可查看每個 LINE 好友所屬的專員

    2. 可在訊息匣 > 指派對象 確認所有對話的指派狀態
    3. 點選已被指派的對話，可在好友對話窗頁面查看目前的指派狀態及所屬的指派專員

    4. 擁有者/ 主要管理員可進入到設定 > 組織設定 > 權限管理，點選「編輯」按鈕

    5. 可進一步查看每個專員目前擁有幾位永久型指派好友

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